Regelmäßig werde ich nach Tipps & Tools gefragt, um die Vielzahl an Aufgaben, die man als Selbstständig*er hat, bestmöglich im Griff zu behalten.
Spätestens sobald mehrere Kund*innen / Projekte im Spiel sind, man sich um die unterschiedlichsten Marketingkanäle und die Akquise neuer Kund*innen kümmern muss und dann auch noch an Website und kontinuierlicher Optimierung arbeitet, wird es schwer mental den Überblick zu behalten. Manchmal weiß man vor Schreck oft nicht mehr, wo man anfangen soll.
Aber keine Panik, es gibt ein paar bewährte Methoden und Strategien, die Ihnen helfen können, Ihre Projekte effektiv zu organisieren und stets den Überblick zu behalten.
Überblick schaffen
Im ersten Schritt ist es sinnvoll, sich einen klaren Überblick über alle laufenden Projekte und Aufgaben zu verschaffen. Am besten listen Sie zunächst alles auf. Beispielsweise in Form einer einfachen Liste.
Das kann zum Beispiel so aussehen:
3 x Instagram-Posts Text erstellen für Thema x,y,z
Impressum auf der Website aktualisieren
Rechnung x,y,z stellen
Website-Text "Über mich" erstellen und hochladen
Markeneintrag
Domain .eu reservieren
Kundenanfrage x,y,z beantworten
Angebot x,y,z vorbereiten
Messeevent vorbereiten
neue Visitenkarten erstellen
Falls Sie die Themen nicht im Kopf ordnen können, ist das überhaupt nicht schlimm, schreiben Sie einfach alles auf, was Ihnen einfällt. Geordnet wird später.
Progress statt Perfection - nur nicht zu kompliziert
Ich empfehle Ihnen, mit einem digitalen Projektmanagement-Tool Ihrer Wahl zu arbeiten. Es gibt eine Vielzahl von Projektorganisationstools auf dem Markt, viele sind jedoch kostenpflichtig und zum Teil recht komplex, denn sie sind oft für die optimale Zusammenarbeit in größeren Teams entwickelt worden. Wenn Sie anfangs erstmal testen wollen, haben fast alle Tools eine kostenlose Testversion, mit der man sich vertraut machen kann, bevor man sich auf ein monatliches Abo einlässt.
Falls digital für den Start nichts für Sie ist, beginnen Sie alternativ mit einem beschreibbaren Board oder einer Tafel oder einer Pinnwand und Post-its o.ä.
Die analoge Option ist für den blutigen Anfang eine erste Lösung, versuchen Sie aber am besten schnell, die Zettelwirtschaft zu beenden. Das kostet nur unnötigen Aufwand und ist nicht besonders effizient. Sicher wissen Sie, Ihre kostbare Zeit besser zu nutzen.
Mein digitales Tool der Wahl für den Anfang ist Trello - eine einfache Anmeldung mit Ihrer E-Mail und es ist sofort startklar. Sie können auch in der Gratis-Version viele Vorzüge für sich nutzen.
Wichtig ist am Ende, dass Sie mithilfe dieser Organisations-Tools:
Alle relevanten Informationen zu einem Projekt / zu einer Aufgabe an einem Ort zu verwalten können
Den Überblick über anstehende Aufgaben, Ihre Projekte & Kund*innen nicht verlieren
Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen können. Das wird Ihnen helfen, stets den Überblick über den Status jedes Projekts zu haben
Bei Bedarf einzelnen Teammitgliedern oder externen Kolleg*innen Aufgaben zuzuweisen können (z.B. einem Freelancer, der Social Media Beiträge für Sie erstellt)
Deadlines für Projektabgaben, Auslieferung etc. einstellen zu können und diese immer im Blick zu haben
Zeitmanagement: die Powerup Features erlauben neben Timetracking auch eine zeitliche Kalenderübersicht was super praktisch is
Egal ob Sie mit einem digitalen Tool arbeiten oder anfangs mit Post-its, es gibt natürlich fast unendlich viele Möglichkeiten, wie man die Aufgaben / Themen organisieren kann.
Hier meine favorisierten Organisationsarten, gezeigt am Beispiel eines Trello-Boards und in der Regel 1:1 übertragbar auf das Tool Ihrer Wahl:
Super einfach: To do, Working on & Done
Das ist die vielleicht einfachste Option, man kommt aber bei steigender Komplexität schnell an die Grenzen. Dafür ist diese Art der Board-Gestaltung geeignet für jede Art von Unternehmen.
Sortierung nach Projekt / Kunde
Diese Aufteilung kann für Unternehmen sinnvoll sein, die kundenbezogen oder projektbezogen arbeiten, z.B. Beratungsunternehmen, Einzelhandelsgeschäfte, Freiberufler und Dienstleister.
Nachdem Sie die Projekte / Kund*innen benannt haben, sammeln Sie alle anstehenden Aufgaben und listen diese auf.
Sollte Ihr Ablauf mehr oder weniger immer gleich sein, können Sie immer nach dem gleichen Schema vorgehen (z.B. Erstgespräch, Angebotserstellung, Produktion, Lieferung, Nachbereitung) und so langsam Prozesse automatisieren. Das spart Ihnen wahnsinnig viel Zeit (und Geld), also am besten gleich damit anfangen.
Etwas komplexer, aber sinnvoll: Sortierung nach Unternehmenszielen
Eine solide Projektorganisation kann wie gesagt nicht nur entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens sein, sondern sie kann Ihnen zudem helfen, Ihre Ziele effizient zu erreichen. Deswegen ist es unter Umständen interessant für Sie, die Organisation Ihrer Themen nach Ihren Zielen zu sortieren.
Um diese Sortierung für sich zu nutzen, gilt es zunächst festzulegen, welche Ziele Sie sich für Ihr Unternehmen für die nächsten 3-6 Monate beziehungsweise für das nächste Jahr genommen haben.
Legen Sie zunächst die Hauptziele für sich fest. Stellen wir uns vor, Sie verkaufen handgemachten Schmuck aus Naturmaterialien. Eins Ihrer Ziele könnte es zum Beispiel sein, Ihre Produkte zukünftig in Bioläden in einem bestimmten Berliner Bezirk zum Verkauf anzubieten. Überlegen Sie also genau, was Sie tun können, um diese Ziele zu erreichen.
Ich finde es sehr hilfreich, dass man innerhalb der jeweiligen Tickets Checklisten anlegen kann und so alle Punkte der Reihe nach abarbeiten kann.
Priorisieren Sie Projekte / Themen basierend auf ihrem potenziellen Nutzen für Ihr Unternehmen. Projekte, die einen direkten Beitrag zu Ihren langfristigen Zielen leisten, sollten Vorrang haben.
Fazit
Eine effektive Projektorganisation ist unerlässlich für den Erfolg jedes Unternehmens. Durch das Festlegen klarer Ziele, das Setzen von Prioritäten und die Nutzung geeigneter Tools können Sie Ihre Projekte / Themen effizient organisieren und zum Erfolg führen.
Probieren Sie diese Tipps aus und implementieren Sie sie in Ihre Projektorganisation.
Bleiben Sie stets flexibel und passen Sie sich den sich ändernden Anforderungen und Umständen an und seien Sie bereit, Ihre Pläne, Abläufe und Tools anzupassen, wenn sie nicht für Sie funktionieren. Die Fähigkeit, sich anzupassen und zu improvisieren, ist entscheidend für den Erfolg als Unternehmer*in.
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Titelfoto von Luis Villasmil